CASE_STUDYRPA「Web検索自動化」(交通費精算)

業種:IT・通信

職種:経理

コンサル&RPA導入&VBA
導入の背景

【状況】
様々な顧客先に訪問する全支社の営業社員の交通費精算を1拠点管理しているが、「適正なルートか否か」=「適切なコストか否か」の判断に非常に時間がかかる状況で、経理部門スタッフの負担が大きくなっていた。お客様の要望は当初「AIでルート判定出来ないか」という相談であった。
●1拠点管理であるため、土地勘がない地域の精査と適正判定に時間がかかり、慢性的な残業発生。
●一部の社員が適切な申請を行わない事が、社内でも問題視されていた。
●しかし勿論、やむを得ない理由で非効率な(運賃が高い)ルートを使用せざるを得ないケースもある。
●お客様は「AIを使って何とか判定できるのでは」と考え始めた。

手法・導入への流れ

提案:AI導入は適切ではないとの判断で、経理部門の負担軽減にフォーカスしRPA&VBAツール導入を提案。
①:コンサルに入り、社内での申請処理フロー把握とヒアリングを実施。
②:AI導入は適切ではない・不可能と判断。経営層へ説明。
  (※最安値ルートが使えない個別の事情を、AIでは判断不可能)
③:経理スタッフ負担の最大要因である「ルート検索」と「比較精査」に絞ってRPA導入の対策案を提案。
④:比較精査用のExcel VBAツールを開発。
⑤:RPAシナリオ作成を代行。
⑥:実務を担当する経理スタッフに対してRPAの使い方をレクチャー。
  (※簡単なシナリオ修正が出来るように)
⑦:VBAツール、RPAを導入。

導入効果・改善内容

【完了形】
RPAにて「申請内容ダウンロード」と「Webでのルート検索」を自動化。VBAツールにて「申請内容とWeb検索結果の比較」を自動化。課題をタスクの粒に分解して対応した事により、経理スタッフの負担は劇的に軽減。
【効果】
●RPA導入により、負担が大きかったWeb検索は「夜間に自動で」対応できるように。
●比較精査はVBAのツールにて、不整合の箇所だけ自動判定。
●経理スタッフは不整合と判定された内容確認だけで完了するようになり、劇的に負担軽減と残業削減。

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