CASE_STUDYRPA「見積登録・承認処理自動化」

業種:専門商社

職種:営業(事務)

コンサル&RPA導入
導入の背景

【状況】
顧客に対する「見積」を早急に対応したいが営業社員は日中の客先訪問が多く、外出先から社内の営業事務スタッフに見積書の作成依頼が送られてくる。タイミングも内容もバラバラな上に、中には「今日中」や「緊急」などの依頼もある為、常にメールを気にしておかなければならない状況。そして当然、金額が関わるミスが許されない業務で提出前に上長承認も必要な為、「時間」と「プレッシャー」の板挟みで疲弊してしまっていた。
●外出先の営業社員からいつメールがくるか分からず、常にメールを気にする必要があって気を使う。
●緊急案件もありメールを溜めておく事は出来ないし、金額が関わる事なので、当然ミスは許されない。
●社内で使っている管理システムへの登録も必要で時間もかかる。
●営業事務スタッフの方は、プレッシャーでかなり疲弊している状況。

手法・導入への流れ

提案:メール受信をトリガーにし、RPAでシステムへの登録から上長への承認依頼まで自動化。
①:メールをトリガーとするためメールタイトルと添付ファイルのルールを統一。
<以下はRPAで自動化した箇所>
②:①で決めたタイトルのメールを受信時に自動開封。
③:メールの添付ファイル自動開封及び所定の場所に自動保存。
④:管理システムへの自動ログイン。
⑤:③で保存したファイルの内容を管理システムへ自動登録。
⑥:登録内容から上長への承認依頼メールを自動作成。
⑦:承認依頼メールの自動送付。

導入効果・改善内容

【完了形】
営業社員の依頼メールをトリガーに、システム登録~上長への承認依頼までを完全自動化。
【効果】
●劇的に時間削減。
●金額などの転記ミスゼロ
●営業事務の方は定期的に処理漏れが無いかを確認するだけでOK。プレッシャーから解放。

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